W świecie finansów i prowadzenia działalności gospodarczej, jednym z mniej znanych, ale ważnych pojęć jest refaktura. Wielu przedsiębiorców korzysta z tego narzędzia, nie zawsze w pełni rozumiejąc, jakie ma ono zastosowanie i jakie elementy powinno zawierać. Warto bliżej przyjrzeć się tej kwestii. Czym więc jest refaktura, jakie ma znaczenie w codziennym funkcjonowaniu firm i na co należy zwrócić uwagę przy jej sporządzaniu?

Co to jest refaktura?

Refaktura to dokument, który służy do przenoszenia kosztów poniesionych przez firmę na inny podmiot. Najczęściej ma to miejsce w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo nabywa jakieś usługi lub produkty na rzecz swojego kontrahenta, a następnie, aby wyrównać poniesione koszty, wystawia refakturę. Przykładem może być wynajem lokalu, gdy firma wynajmująca przenosi koszty mediów na najemcę. Refaktura jest więc formą rozliczenia kosztów między stronami.

Kiedy stosuje się refakturę?

Refaktura znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy jedna firma nabywa usługi lub towary na rzecz swojego klienta lub kontrahenta. Może to obejmować różne koszty, takie jak: opłaty za media, usługi telekomunikacyjne, wynajem sprzętu czy koszty transportu. Warto jednak pamiętać, że refakturowanie nie może dotyczyć usług finansowych czy ubezpieczeniowych – te podlegają innym zasadom rozliczeń.

Stosowanie refaktury jest szczególnie wygodne w przypadku współpracy z większymi podmiotami, korzystającymi z outsourcingu różnych usług. W takich okolicznościach przeważnie biuro rachunkowe pomaga przedsiębiorcom w prawidłowym rozliczaniu takich kosztów. Wszystko po to, aby nie doszło do błędów.

Co powinna zawierać refaktura?

Refaktura, podobnie jak faktura VAT, powinna zawierać określone elementy, aby była ważna i zgodna z przepisami. Należy pamiętać, że refaktura podlega tym samym zasadom, co faktura wystawiana bezpośrednio za usługę lub produkt. W dokumencie powinny znaleźć się następujące informacje:

• Dane obu stron transakcji – nabywcy i sprzedawcy,
• Numer refaktury i data jej wystawienia,
• Opis usługi lub produktu, który jest refakturowany,
• Kwota netto i brutto oraz stawka VAT,
• Podstawa refakturowania, czyli wskazanie oryginalnej faktury lub umowy, na której podstawie nastąpiło poniesienie kosztu.

Niezachowanie tych elementów może prowadzić do błędów w rozliczeniach i problemów z urzędami skarbowymi. Dlatego w zakresie refakturowania zalecana jest współpraca z biurem rachunkowym, zwłaszcza gdy przedsiębiorca nie jest pewien, jakie dokumenty i koszty można refakturować.

Refaktura to przydatne narzędzie dla przedsiębiorców, pozwalające na skuteczne rozliczanie kosztów poniesionych na rzecz kontrahentów. Dzięki temu dokumentowi możliwe jest uporządkowanie finansów i uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień. Ważne jest, aby refaktura była zgodna z obowiązującymi przepisami. Umożliwia to prawidłowe rozliczenia podatkowe. Dlatego też dobrze, jeśli kwestią refakturowania zajmuje się biuro rachunkowe. Można wtedy mieć pewność, że powierzyło się to zadanie specjalistom.

Zapraszamy do współpracy! Sygnum – biuro rachunkowe Warszawa!

Artykuł sponsorowany.