Zagraniczny akt urodzenia to dokument niezbędny w wielu procedurach prawnych i administracyjnych prowadzonych w Polsce. Potrzeba jego okazania pojawia się między innymi podczas rejestracji dziecka w urzędzie stanu cywilnego, składania wniosku o dowód osobisty lub paszport, ubiegania się o nadanie numeru PESEL, zawierania małżeństwa czy w toku postępowań dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców. Równolegle występuje sytuacja odwrotna, w której polski odpis aktu urodzenia musi zostać przedłożony organom innego państwa w sprawach meldunkowych, zawodowych lub spadkowych.

Wokół zagranicznych dokumentów stanu cywilnego pojawia się przekonanie, że każdy formularz sporządzony w języku obcym automatycznie wymaga udziału tłumacza przysięgłego oraz uzyskania dodatkowych poświadczeń międzynarodowych. W rzeczywistości konieczność sporządzenia tłumaczenia poświadczonego zależy od kraju wystawienia aktu, jego formy, podstawy prawnej wydania oraz celu, w jakim jest składany. Prawidłowe rozpoznanie wymogów formalnych pozwala sprawnie przejść procedurę urzędową i uniknąć niepotrzebnych opłat.

Kiedy akt urodzenia wymaga tłumaczenia przysięgłego?

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, dokumenty w języku obcym przedkłada się kierownikowi urzędu stanu cywilnego wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Przekład taki może zostać sporządzony wyłącznie przez uprawnione podmioty: tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości w Polsce, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo przez polskiego konsula.

Jeżeli zagraniczny akt urodzenia jest składany kierownikowi urzędu stanu cywilnego w procedurze regulowanej Prawem o aktach stanu cywilnego, dokument w języku obcym co do zasady przedkłada się wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. W przypadku zamiaru wykorzystania aktu przed innym organem lub instytucją wymagania dotyczące konieczności sporządzenia tłumaczenia oraz jego formy należy ustalić dla konkretnej procedury.

W sytuacji odwrotnej, gdy to polski akt urodzenia ma posłużyć do załatwienia spraw za granicą, konieczność wykonania przekładu poświadczonego na język docelowy zależy od przepisów państwa przyjmującego oraz formy odpisu wydanego przez polski urząd.

Akt urodzenia z państwa UE – czy zawsze trzeba go tłumaczyć?

W obrocie prawnym wewnątrz Unii Europejskiej istotne ułatwienie stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. Przepisy te dotyczą określonych dokumentów urzędowych, w tym dokumentów potwierdzających fakt urodzenia.

Na mocy tego rozporządzenia osoba wnioskująca w urzędzie państwa UE o wydanie aktu urodzenia może wystąpić o dołączenie wielojęzycznego standardowego formularza. Formularz ten stanowi pomoc w tłumaczeniu i zawiera ujednolicone rubryki we wszystkich językach urzędowych UE. Zgodnie z art. 6 rozporządzenia tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli aktowi urodzenia towarzyszy wielojęzyczny standardowy formularz wydany zgodnie z rozporządzeniem, a organ, któremu przedstawiono dokument, uzna informacje zawarte w formularzu za wystarczające do jego przetworzenia.

Rozwiązanie to wiąże się jednak z istotnymi zasadami praktycznymi:

• Wielojęzyczny formularz standardowy nie jest samodzielnym dokumentem stanu cywilnego i wywołuje skutki prawne wyłącznie w połączeniu z krajowym aktem urodzenia, do którego został dołączony.
• Jeżeli organ uzna, że informacje zawarte w standardowym formularzu nie są wystarczające do załatwienia sprawy (na przykład ze względu na specyficzne adnotacje marginesowe, wpisy o ustaleniu ojcostwa lub nietypowe uwagi prawne), może zażądać poświadczonego tłumaczenia tych fragmentów.
• Jeżeli akt z państwa UE został wydany wyłącznie na formularzu krajowym w języku obcym i nie towarzyszy mu wielojęzyczny standardowy formularz, możliwość skorzystania z tego konkretnego ułatwienia odpada. Wymóg tłumaczenia należy wówczas ocenić zgodnie z przepisami właściwymi dla danej procedury.

Odrębną podstawę prawną stanowi Konwencja nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. Wydany na jej podstawie wielojęzyczny odpis aktu urodzenia jest honorowany przez polskie urzędy stanu cywilnego bezpośrednio, bez konieczności sporządzania tłumaczenia przysięgłego.

Tłumaczenie, transkrypcja i apostille – czym się różnią?

W sprawach urzędowych często pojawiają się trzy odrębne pojęcia: tłumaczenie poświadczone, transkrypcja oraz klauzula Apostille (lub legalizacja). Każde z nich oznacza inną czynność:

• Tłumaczenie poświadczone (przysięgłe): To wierny przekład treści dokumentu z języka obcego na język polski (lub odwrotnie) sporządzony przez uprawnionego tłumacza, obejmujący treść merytoryczną oraz opis cech formalnych dokumentu. Tłumaczenie nie zmienia charakteru prawnego samego aktu – dokument nadal pozostaje aktem zagranicznym.
• Transkrypcja (umiejscowienie): To wpisanie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego przez kierownika USC, w wyniku czego sporządzany jest polski akt stanu cywilnego. Transkrypcja nie jest obowiązkowa w każdej sytuacji. Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje jednak przypadki, w których jej dokonanie jest wymagane, m.in., gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL (art. 104 ust. 5 ustawy). Tłumaczenie poświadczone może być załącznikiem do wniosku o transkrypcję, ale samo w sobie jej nie zastępuje.
• Apostille i legalizacja: To urzędowe poświadczenie autentyczności podpisu i pieczęci na dokumencie publicznym, umożliwiające posłużenie się nim poza granicami kraju wystawienia. W relacjach pomiędzy państwami członkowskimi UE rozporządzenie 2016/1191 zniosło wymóg apostille i legalizacji dla dokumentów dotyczących m.in. urodzenia. W przypadku dokumentów z państw spoza UE należy sprawdzić, czy w konkretnej relacji międzynarodowej wymagane jest apostille, legalizacja albo czy zastosowanie ma umowa znosząca dodatkowe uwierzytelnienie. Sam fakt, że państwo jest stroną Konwencji haskiej z 1961 r., nie oznacza, że w każdej procedurze apostille będzie wymagane. Jeżeli apostille jest wymagane i ma również zostać objęte tłumaczeniem, praktycznym rozwiązaniem jest uzyskanie go przed przekazaniem dokumentu tłumaczowi.

Jak wygląda tłumaczenie aktu urodzenia?

Tłumaczenie poświadczone aktu stanu cywilnego podlega regułom określonym w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego. W tłumaczeniu poświadczonym tłumacz uwzględnia również istotne elementy dokumentu wymagające odnotowania, np. treść pieczęci, wzmianki o podpisach, adnotacje, dopiski czy oznaczenia dokumentu.

W treści poświadczenia mogą znaleźć się m.in.:

• brzmienie pieczęci urzędowych (okrągłych, herbowych, stempli nagłówkowych oraz faksymile),
• wzmianki o podpisach odręcznych osób upoważnionych i parafach,
• opisy zabezpieczeń, jeżeli występują na dokumencie (znaki wodne, tłoczenia),
• oznaczenia serii, numerów ksiąg rejestrowych oraz identyfikatorów druku,
• odnotowane dopiski odręczne, poprawki i adnotacje urzędowe,
• formuła poświadczająca ze wskazaniem numeru wpisu w repertorium, daty i miejsca sporządzenia oraz wzmianki czy przekład sporządzono z oryginału, czy z kopii dokumentu.

W Biurze Tłumaczeń Langease jedna strona rozliczeniowa tłumaczenia poświadczonego obejmuje 1125 znaków ze spacjami wykonanego tłumaczenia. Taki sposób liczenia strony odpowiada jednostce 1125 znaków stosowanej również w przepisach dotyczących wynagrodzenia tłumaczy przysięgłych za czynności wykonywane na żądanie uprawnionych organów. Rozpoczętą stronę rozliczeniową liczy się jako całą, zgodnie z zasadami stosowanymi w Langease. Oznacza to, że jedna fizyczna kartka aktu urodzenia nie przekłada się automatycznie na jedną stronę rozliczeniową. Akty zawierające rozbudowane pouczenia, adnotacje urzędowe lub klauzule poświadczeniowe po przetłumaczeniu mogą zająć dwie lub więcej stron rozliczeniowych.

Tłumaczenie poświadczone może zostać przygotowane w dwóch postaciach:

• W postaci papierowej: egzemplarz tłumaczenia poświadczonego opatrzony odciskiem pieczęci i podpisem tłumacza przysięgłego.
• W postaci elektronicznej: plik w formacie cyfrowym (najczęściej PDF) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego na podstawie art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Tak sporządzony plik jest poświadczonym tłumaczeniem elektronicznym. Jeżeli planujesz wykorzystać tłumaczenie elektroniczne w procedurze urzędowej, wcześniej sprawdź, czy właściwy organ umożliwia elektroniczne złożenie dokumentów oraz jakie wymagania stawia dokumentom elektronicznym. Wydruk pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie zachowuje elektronicznej formy poświadczenia. Więcej informacji o zasadach przygotowania dokumentów urzędowych przedstawia podstrona tłumaczenia przysięgłe w Biurze Tłumaczeń Langease.

Jak zamówić tłumaczenie aktu urodzenia online?

Dzięki obsłudze elektronicznej wykonanie tłumaczenia poświadczonego nie wymaga osobistego stawiennictwa w biurze. Biuro Tłumaczeń Langease realizuje zlecenia w procesie online, obsługując klientów z całej Polski oraz osoby przebywające za granicą.

Procedura zamówienia przebiega w kilku krokach:

1. Przesłanie dokumentu: Przekazujesz czytelny skan lub wyraźne zdjęcie aktu urodzenia za pośrednictwem formularza internetowego lub poczty elektronicznej.
2. Indywidualna wycena i termin: Na podstawie nadesłanego pliku sprawdzana jest para językowa, czytelność oraz szacunkowa objętość znakowa. Klient otrzymuje informację o przewidywanym koszcie i proponowanym terminie realizacji.
3. Akceptacja i wykonanie przekładu: Po zatwierdzeniu warunków tłumacz przysięgły przystępuje do sporządzenia tłumaczenia poświadczonego.
4. Weryfikacja tekstu: Gotowy przekład przechodzi kontrolę zgodności danych osobowych, dat oraz numerów ewidencyjnych.
5. Przekazanie dokumentu: Tłumaczenie jest wydawane w uzgodnionej formie – w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem cyfrowym, do odbioru osobistego w Warszawie (Biuro Tłumaczeń Langease, ul. Herbu Janina 5 lok. U05, 02-972 Warszawa) lub za pośrednictwem przesyłki pocztowej czy kurierskiej.

W sprawach pilnych istnieje możliwość zapytania o realizację w trybie przyspieszonym lub ekspresowym. Dostępność tych wariantów zależy od pary językowej, objętości dokumentu oraz bieżącej dostępności tłumacza przysięgłego.

Ostateczny koszt tłumaczenia aktu urodzenia zależy m.in. od języka, rzeczywistej objętości gotowego przekładu (liczonej w jednostkach po 1125 znaków ze spacjami) oraz wybranego trybu realizacji.

Jeżeli chcesz ustalić koszt tłumaczenia aktu urodzenia, prześlij czytelny skan lub zdjęcie dokumentu do Langease. Na jego podstawie określimy zakres potrzebnego tłumaczenia i przygotujemy indywidualną wycenę. Przejdź do formularza bezpłatnej wyceny, aby przesłać plik online i poznać szczegóły przed złożeniem zlecenia

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy zagraniczny akt urodzenia trzeba tłumaczyć na język polski?

W procedurach prowadzonych przez kierownika urzędu stanu cywilnego na podstawie Prawa o aktach stanu cywilnego dokumenty w języku obcym co do zasady przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem. Wyjątek stanowią odpisy wielojęzyczne wydane na podstawie Konwencji nr 16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzonej w Wiedniu w 1976 r. oraz dokumenty urzędowe z państw UE złożone z wielojęzycznym standardowym formularzem na mocy rozporządzenia 2016/1191. W przypadku wykorzystania aktu przed innymi organami lub instytucjami wymagania dotyczące tłumaczenia należy ustalić dla konkretnej procedury.

Czy akt urodzenia z kraju UE wymaga tłumaczenia przysięgłego?

Nie wymaga tłumaczenia, jeżeli wnioskodawca uzyskał z zagranicznego urzędu akt wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem wydanym na podstawie rozporządzenia UE 2016/1191, a zawarte w nim dane są wystarczające do rozpatrzenia sprawy. Jeżeli jednak akt z państwa UE wydano wyłącznie na formularzu krajowym w języku obcym i nie towarzyszy mu taki załącznik, wymóg tłumaczenia należy ocenić zgodnie z przepisami właściwymi dla danej procedury.

Czy do aktu urodzenia potrzebne jest apostille?

W relacjach pomiędzy państwami członkowskimi UE rozporządzenie 2016/1191 zniosło wymóg legalizacji i apostille dla dokumentów dotyczących urodzenia. W przypadku dokumentów z państw spoza UE należy sprawdzić, czy w konkretnej relacji międzynarodowej wymagane jest apostille, legalizacja albo czy zastosowanie ma umowa znosząca dodatkowe uwierzytelnienie. Sam fakt, że państwo jest stroną Konwencji haskiej z 1961 r., nie oznacza, że w każdej procedurze apostille będzie wymagane.

Czy tłumaczenie aktu urodzenia można zamówić online?

Tak. Do sporządzenia wyceny oraz wykonania przekładu poświadczonego wystarczy przesłać czytelny skan lub wyraźne zdjęcie dokumentu za pośrednictwem formularza internetowego. Gotowe tłumaczenie można otrzymać elektronicznie z kwalifikowanym podpisem cyfrowym lub w postaci tradycyjnego wydruku z odciskiem pieczęci.

Ile kosztuje tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia?

Koszt tłumaczenia nie jest stały i zależy od pary językowej, liczby stron rozliczeniowych obliczanych na podstawie 1125 znaków ze spacjami tekstu gotowego oraz trybu realizacji (standardowy, przyspieszony lub ekspresowy). Dokładną cenę poznasz po przesłaniu dokumentu do indywidualnej, bezpłatnej wyceny.

Artykuł gościnny.